Procedimiento

1. Deben tenerse en cuenta los siguientes parámetros para realizar la solicitud de Permisos:

- Por Medio día: Aprueba y autoriza el Jefe Inmediato, sin solicitud formal a la Unidad de Gestión Humana.

- De 1 día a 3 días: Se solicita mediante el aplicativo GED, y aprueba el Líder de Proyecto de Gestión Humana, previa autorización del Jefe Inmediato correspondiente por medio del aplicativo. Los Secretarios de Despacho serán informados por el correo electrónico de manera automática desde el GED.

- Mayor a 3 días: Otra situación administrativa, (Ver Cartilla Laboral Empleo, situaciones administrativas, jornada laboral y retiro de empleados del Sector Publico) con solicitud formal a la Unidad de Gestión Humana.

2. Para Compensatorios: Todos deben tener solicitud formal ante la Unidad de Gestión Humana, la cual previamente debió ser informada por correo electrónico del trabajo suplementario. Esta solicitud será aprobada por el Jefe Inmediato que corresponda al funcionario solicitante y por el Jefe de Gestión Humana, e informada al Secretario de Despacho de manera automática desde el GED.

De conformidad a lo consagrado en el decreto 1042 de 1978, y con el fin de informar a la ARL respectiva, se deben cumplir con los siguientes requisitos para que se puedan reconocer compensatorios por trabajo suplementario:

- Deben existir razones especiales del servicio.

- El trabajo suplementario deberá ser registrado en el aplicativo SIABIP - módulo de trabajo suplementario, especificando las actividades que va a desarrollar el funcionario.

EL NO CUMPLIMIENTO DE LOS ANTERIORES REQUISITOS DARÁ LUGAR A LA NO AUTORIZACIÓN DEL COMPENSATORIO POR PARTE DE LA UNIDAD DE GESTIÓN HUMANA.

3. Cuando los permisos estén relacionados con la ausencia regular por cuestiones educativas, debe allegarse a Gestión Humana el certificado de estudios del establecimiento educativo y un oficio con el visto bueno del jefe inmediato, donde manifieste el tiempo del permiso y se defina la forma de compensar dicho tiempo laboral. Este oficio debe presentarse con 3 días de anticipación, el funcionario debe expresar el tiempo de recuperación de la jornada laboral.

4. Para el Incentivo por Votaciones, debe adjuntarse copia del certificado electoral y/o jurado de votación.

5. Para la Licencia de Luto, debe adjuntarse el certificado de defunción correspondiente, con los respectivos documentos que evidencien el parentesco entre el funcionario y el fallecido.

4. Los compensatorios pueden ser disfrutados por el número de días consecutivos que requiera el solicitante.

5. El reconocimiento de compensatorios por trabajar en jornadas adicionales, sólo se podrán disfrutar dentro de los 90 días hábiles siguientes a la causación.

QUÉ SE HACE

QUIÉN LO HACE

REGISTRO

CÓMO LO HACE

Registrar la solicitud en el aplicativo GED

- Todos

Solicitud en el aplicativo GED

La plantilla del aplicativo debe ser totalmente diligenciada para que sea revisada, tambien mediante el aplicativo, por parte de la Unidad de Gestión Humana con mínimo 3 días hábiles de anticipación.

Tomar la decisión de autorizar o negar el permiso y/o compensatorio

- Líder de proyecto
- Jefe Inmediato

La solicitud de permiso puede ser autorizada o negada, en un máximo de 1 dia, de acuerdo al motivo expresado por el funcionario solicitante y las necesidades del servicio.

Las solicitudes de compensatorios, serán aprobados por el Jefe Inmediato que corresponda al funcionario solicitante, y después de ser autorizado por él, podrá ser negada o autorizada por el Jefe de Gestión Humana, de acuerdo al cumplimiento con los requisitos expuestos en este procedimiento.

Elaborar y remitir al solicitante la aprobación o negación de la solicitud mediante el aplicativo GED

- Auxiliares Administrativos

- Autorización electrónica mediante el aplicativo GED

La respuesta aprobando o negando el permiso, o confirmando el compensatorio será enviada vía GED, con máximo 1 día de anticipación a la fecha de inicio de dicha autorización de salida. En caso de que el funcionario no tenga GED, se enviará al correo electrónico del Jefe Inmediato o de un funcionario que haga de intermediario para transmitir la respuesta al interesado.

Dicha respuesta, cuando es de aprobación, reposará en el archivo de Historias Laborales.

Archivar respuesta aprobatoria impresa

- Auxiliares Administrativos

Respuesta aprobatoria impresa

La respuesta aprobatoria impresa debe ser archivada en la Historia Laboral del funcionario solicitante aplicando todas las normas archivísticas que apliquen al respecto.

VERSIÓN

FECHA

RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

23/Mar/2018

Se automatiza el trámite mediante el aplicativo GED y se establece el Secretario de Despacho como único aprobador de Compensatorios.

10/Oct/2018

Se cambia la autorización principal de los permisos y compensatorios, del Secretario de Despacho al Jefe Inmediato, y se incluye una copia informativa automática de las aprobaciones al Secretario de Despacho mediante correo electrónico. Cambios realizados en la Versión 6 por error.

15/Ene/2019

Se elimina el limite de días por semana para disfrutar de los compensatorios.

8.1

13/May/2019

Se incluye el previo aviso del trabajo suplementario y la autorización o negación por parte de gestión humana

20/Nov/2023

se actualizan responsables y el tiempo para el disfrute de los compensatorios.